Hier finden Sie eine Checkliste für Ihren Firmenumzug. Welche Gründe Firmen zu einem Firmenumzug veranlassen, was Sie bei Ihrem Firmenumzug beachten müssen und wie Sie Ihre Mitarbeiter für den Umzug motivieren, erklären wir außerdem in diesem Beitrag.
Ein Büroumzug bedeutet viel Aufwand, Umstrukturierung und neue Herausforderungen. Hier finden Sie 6 gute Gründe, warum Sie in Ihren Firmenumzug trotzdem in Angriff nehmen sollten.
Je nach Branche wählen viele Unternehmen Ihren Standort abhängig von der Laufkundschaft. Im Laufe der Zeit kann sich der soziale Mittelpunkt in einer Stadt aber verschieben und so kann es sein, dass der Besucherstrom an Ihrem Standort von Jahr zu Jahr nachlässt. Dann macht ein Firmenumzug häufig Sinn, ebenso wenn eine andere Stadt besser zu Ihrem Unternehmen passt und Ihnen mehr Potenzial bietet.
Da Dokumente und Unterlagen immer öfter digitalisiert werden, benötigen Sie heutzutage oft weniger Platz in Ihrem Büro als anno dazumal, als Sie noch Aktenordner stapeln mussten. Mit einem Firmenumzug in ein kleineres Büro könnten Sie hier Kosten sparen.
Wenn Sie in wirtschaftlich schlechten Zeiten dazu gezwungen sind, Mitarbeiter zu reduzieren, können Sie mit einem Büroumzug an einen kleineren Standort ebenfalls Ausgaben einsparen.
Über die Jahre hinweg verändern sich die Anforderungskriterien an ein Unternehmen. Digitale Infrastruktur, wie z.B. eine gut funktionierende Internetverbindung, hat heutzutage für viele Firmen oberste Priorität. Reicht das WLAN-Signal an Ihrem aktuellen Firmenstandort nicht durch die dicken Wände, kann ein Umzug essenziell sein, um mit Mitbewerbern am Markt wirtschaftlich mithalten zu können.
Im Falle eines rasanten Mitarbeiterzuwachses kann es für Sie ab einem bestimmten Zuwachs notwendig werden, einen größeren Standort zu beziehen.
Auch wenn sich die Miete an Ihrem Unternehmensstandort über die Jahre hinweg stark verteuert hat und der Betrieb an einem anderen Standort vergleichsweise günstiger wäre, können Sie einen Umzug ins Auge fassen.
Mit unserem Rechner können Sie schnell & bequem Ihre Umzugskosten ausrechnen.
Umzugskartons oder Möbel können ganz einfach zwischengelagert werden.
Wir organisieren gerne das Einrichten der Halteverbotszone für Sie.
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Auch wenn Sie eine besser bezahlte Stelle im Ausland für einen neuen Arbeitgeber antreten möchten, werden Sie sich Gedanken über die Umzugskosten machen.
Meist stellt sich die Frage: Müssen Sie als Mitarbeiter selbst für diese Kosten aufkommen oder haben Sie ein Recht auf die Unterstützung des Arbeitgebers?
Wenn Sie aufgrund eines Jobwechsels umziehen, können Sie die Umzugskosten als sogenannte Werbungskosten von der Steuer absetzen. Neben den Transportkosten sind hier hier z.B. auch Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten steuerlich absetzbar. Erkundigen Sie sich dazu am besten bei Ihrem Steuerberater.
Das Jobcenter übernimmt die Kosten, bei einem beruflich bedingten Wohnungswechsel, wenn der Arbeitsweg nicht mehr zumutbar ist und Pendelzeiten von 2,5h überschreitet. Hier können auch weitere Leistungen, wie z.B die Kosten für die Wohnungssuche vom Sozialamt übernommen werden, wenn die neue Wohnung kostengünstiger ist, als die Alte.
Lassen Sie sich am Besten vom Sozialamt zum Mitarbeiterumzug mit Hartz IV beraten.
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, für Ihre Umzugskosten aufzukommen. Wenn es aber im Interesse des Unternehmens liegt, dass Sie die Arbeitsstelle am neuen Firmenstandort antreten, sind viele Arbeitgeber bereit, Ihnen die Umzugskosten teilweise oder vollständig zu ersetzen.
Wie die Kostenübernahme in Ihrem Fall gehandhabt wird, ist Verhandlungssache und kann auch im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Wenn Sie bereits als anerkannte Führungskraft in einem Unternehmen agieren und dieses durch Ihren Umzug profitiert, haben Sie natürlich eine viel bessere Verhandlungsposition als wenn Sie sich als neuer Mitarbeiter bei einer Firma bewerben.
Mit der Planung und Organisation sollte bei einem Firmenumzug schon 3-6 Monate im Vorhinein begonnen werden. Wichtig ist es, alle Mitarbeiter, Kunden und Partner rechtzeitig zu informieren und die Aufgaben rund um den Umzug gleichmäßig zu verteilen.
Informieren Sie sich über die Laufzeit Ihres Mietvertrags. Achten Sie je nach Frist darauf, diesen rechtzeitig zu kündigen!
Sie müssen sich anfangs noch auf kein exaktes Datum fixieren, aber legen Sie so früh wie möglich den ungefähren Zeitraum fest, in dem Sie umziehen wollen.
Bei größeren Unternehmen schicken Sie dazu am besten ein schriftliches Informationsschreiben aus, bei kleineren Unternehmen können Sie Mitarbeiter, Kunden und eventuell auch Partner bei Gelegenheit persönlich über den anstehenden Umzug Ihres Betriebs informieren.
Geben Sie dem Finanz- und Gewerbeamt, Versicherungen und anderen betroffenen Institutionen rechtzeitig Bescheid.
Vergleichen Sie Angebote von verschiedenen Umzugsunternehmen. Sobald Sie sich für eine Umzugsfirma entschieden haben, reservieren Sie sich gleich Ihren gewünschten Umzugstermin.
Kündigen Sie Telefon-, Internet- oder Stromanbieter oder melden Sie Ihre Mitgliedschaft um.
Lassen Sie Ihre Geschäftsausstattung (Briefpapier, Visitenkarte, Kuvert, …) bereits vor dem Umzug mit der neuen Adresse neu drucken, damit Sie diese am neuen Standort gleich verwenden können.
Tipp: Nutzen Sie unsere Checkliste, damit Sie auch nichts vergessen!
Für teure technische Geräte organisieren Sie am besten schon im Vorhinein passende Spezialverpackungen bei Ihrer Umzugsfirma.
Beauftragen Sie die Post rechtzeitig mit einem Nachsendeauftrag, damit Firmenbriefe ab dem Tag des Umzugs an die neue Adresse weitergeleitet werden.
Verteilen Sie alle Aufgaben gleichmäßig auf Ihre Mitarbeiter und definieren Sie genau, wer für was verantwortlich ist. Bei größeren Unternehmen können Sie auch verschiedene Arbeitsgruppen bzw. Taskforces bilden und jedes Team mit einem Thema beauftragen.
Im Optimalfall eine Win-Win-Situation: Sie erhalten interne Unterstützung beim Firmenumzug und fördern gleichzeitig das Teambuilding im Betrieb!
Unser Tipp: Belohnen Sie Ihre fleißigen Mitarbeiter für die Mithilfe beim Umzug, z.B. mit einem gemeinsamen Firmenausflug!
Nehmen Sie sich beim Einpacken genügend Zeit und packen Sie alle Gegenstände sorgfältig ein! Viele Unternehmen beauftragen die Mitarbeiter mit dem Einpacken, um Kosten zu sparen. Beachten Sie aber: Wenn etwas zu Bruch geht, sind Sie hier normalerweise nicht automatisch versichert! Verlassen Sie sich hier besser auf den Einpackservice eines Umzugsunternehmens – Umzugsprofis wissen, wie man technische Geräte richtig einpackt, und sind gegen Schäden auch versichert.
Listen Sie alle Gegenstände auf und beschriften Sie diese. Dadurch können Sie am neuen Standort schnell überprüfen, ob alles da ist.
Beauftragen Sie Handwerker, Maler und eine Reinigungsfirma für Renovierungs- und Reinigungsarbeiten vor dem Auszug.
Kümmern Sie sich um alle notwendigen Genehmigungen, z.B. um das Einrichten einer Halteverbotszone.
Dokumentieren Sie den Zustand des Firmengebäudes, bereiten Sie ein Übergabeprotokoll vor und vereinbaren Sie einen Übergabetermin mit dem Vermieter. Vergessen Sie außerdem nicht darauf, alle Schlüssel der Mitarbeiter einzusammeln.
Achtung! Manche Gegenstände erfordern besondere Verpackungsmaterialien um unbeschädigt im neuen Heim anzukommen.
Unterschätzen Sie nicht den Bedarf an Umzugskartons! Unser Online-Kartonrechner bietet Ihnen mit wenigen Klicks eine gute Orientierung darüber, wie viele Umzugskartons Sie benötigen. Gerne liefern wir Ihnen Umzugskartons und das passende Verpackungsmaterial ganz bequem direkt vor die Haustüre!
Tipp: Wir liefern Ihnen das passende Verpackungsmaterial, damit Ihre Umzugsgüter beim Transport optimal geschützt sind!
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Der größte Vorteil, wenn Sie mit einem professionellen Unternehmen umziehen: Ihre Büromöbel, Arbeits- und Elektrogeräte, Akten und andere Dokumente sind versichert!
Beim Umzugstransport haftet die Versicherung der Möbelspedition im Schadensfall automatisch. Wenn Sie das Unternehmen zusätzlich mit Einpackservice & Möbelmontage beauftragen, sind Ihre Firmengüter rundum abgesichert!
Professionelle Möbelpacker gehen mit empfindlichen Gegenständen sorgfältig um und kennen sich mit der richtigen Verpackung, Sondertransporten und der professionellen Montage – auch mithilfe eines Möbelaufzugs -bestens aus.
Elektrogeräte, Arbeitsgeräte und schwere oder sperrige Güter sollten Sie unbedingt von einer professionellen Spedition transportieren lassen.
Neben der Haftpflicht- und Transportversicherung haben Sie auch die Möglichkeit, verschiedene Premium- oder Zusatzversicherungen abzuschließen.
Gerne beraten wir Sie persönlich zu verschiedenen Versicherungen für Ihre Möbel, Einrichtungsgegenstände sowie gewerblichen Waren und wickeln alle erforderlichen Genehmigungen für Sie ab.
Am Umzugstag dreht sich alles um die saubere und schadenfreie Übergabe Ihres alten Unternehmensstandortes, den sicheren Transport Ihrer Umzugsgüter und die Übernahme, Montage und Einrichtung am neuen Standort.
Dokumentieren Sie den Zustand Ihres alten Standortes mit aussagekräftigen Fotos.
Fotografieren Sie am besten während dem gesamten Umzugsablauf mit, damit Ihnen im Nachhinein niemand ungerechtfertigt Schäden vorwerfen kann – das Bildmaterial liefert Ihnen im Zweifelsfall eine gute Beweisgrundlage.
Das fachgerechte Einladen, Transportieren und Ausladen Ihrer Möbel und Gegenstände sollte die Umzugsfirma übernehmen. Professionelle Umzugshelfer haben hier ausreichend Erfahrung und Know-How, um den Transport schnell und sicher über die Bühne zu bringen, zudem sind Ihre zu transportierenden Umzugsgüter versichert.
Nachdem alle Möbel das Gebäude verlassen haben, sollten sich die von Ihnen organisierten Handwerker um abschließende Renovierungsarbeiten und die Endreinigung am alten Firmenstandort inklusive Entsorgung kümmern. Gerne koordinieren wir die fachgerechte Räumung, Entrümpelung und Müllentsorgung für Sie.
Übergeben Sie das bisherige Firmengebäude an den Vermieter. Dabei lesen Sie die Zählerstände für Strom, Gas und Wasser ab und kontrollieren das Gebäude gemeinsam auf Schäden. Lassen Sie anschließend das Übergabeprotokoll von ihm unterzeichnen. Achtung: Schon im Vorhinein sollten Sie von Ihren Mitarbeitern alle Schlüssel einsammeln.
Am neuen Firmensitz kümmern sich die Umzugshelfer um eine fachmännische Montage der Möbel und Einrichtungsgegenstände. Überwachen Sie die Platzierung aller Gegenstände am richtigen Ort, leiten Sie die Helfer an und platzieren Sie eventuell auch Willkommensgeschenke für die Mitarbeiter.
Nehmen Sie Geräte wie Telefone, Drucker und Maschinen sowie das Internet nach dem fachgerechten Anschluss am neuen Firmenstandort in Betrieb – oft müssen Sie hier noch letzte technische Probleme aus dem Weg räumen. Am Umzugstag oder spätestens kurz nach dem Umzug sollten zudem die E-Mail-Signaturen und das Impressum Ihrer Website aktualisiert werden.
Tipp: Kümmern Sie sich früh genug um die Planung und Organisation Ihres Umzugs. Gerne unterstützen wir Sie dabei mit fachlich kompetenter Beratung und sind bei Fragen persönlich für Sie erreichbar.
Finden Sie das beste Angebot für Ihren stressfreien Umzug - weltweit und mit Fixpreis-Garantie. Wir organisieren alle Serviceleistungen und unterstützen Sie bis zum erfolgreichen Abschluss mit kompetenter Expertenberatung!
Sie übermitteln Ihre Umzugsdaten an unsere unabhängigen Experten. *Virtuelle Besichtigung möglich!
Wir vergleichen zertifizierte Unternehmen in Ihrer Region. Sie erhalten für Ihren Umzug individuell maßgeschneiderte Fixpreis-Angebote.
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Für einen erfolgreichen Start am neuen Unternehmensstandort sollten Sie nach Ihrem Firmenumzug auf Folgendes nicht vergessen:
Aktualisieren Sie die Adressangabe auf allen Firmendokumenten und -seiten. Vergessen Sie nicht, die neue Adresse auf Ihrer Firmenwebsite und auch als Rechnungsadresse anzuführen.
Sammeln Sie für die Steuererklärung alle Rechnungen Ihrer Umzugskosten.
Wenn Sie eine Einweihungsparty oder ein Event organisieren, motiviert das Ihre Mitarbeiter für den Start im neuen Unternehmensgebäude bzw. im neuen Büro.
Wichtige Infos und Hinweise, die Sie bei einem Auslandsumzug beachten sollten.
Hans-Pinsel-Straße 1
85540-Haar
Eschersheimer Landstraße 42
D-60322 Frankfurt am Main
Verlassen Sie sich auf unsere geprüften und zertifizierten Umzugspartner!
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